As novas tecnologias têm mudado a maneira como muitos negócios funcionam. A boa notícia é que essas mudanças também estão facilitando a vida de diversos profissionais, inclusive no mercado contábil.

Um escritório deve sempre ficar atento às tendências digitais do setor para se ajustar às exigências dos clientes e manter seu correto funcionamento. A tecnologia na contabilidade pode oferecer, então, uma série de benefícios.

É possível encontrar serviços e softwares desenvolvidos exclusivamente para escritórios contábeis, pensados para aperfeiçoar o trabalho, aumentar a produtividade e otimizar tarefas.

Neste post, vamos explicar um pouco mais sobre o assunto e apresentar os benefícios ofertados pela evolução digital no setor contábil. Acompanhe o texto e confira!

As demandas atuais
Nos dias de hoje, as empresas necessitam de informações cada vez mais imediatas. A era digital se alimenta de dados e, para que os gestores possam tomar decisões mais certeiras, devem ser amparados por indicadores confiáveis.

Faz parte da rotina de um contador suprir seu cliente com os dados necessários para realizar a melhor gestão de seus ativos, entregando, em tempo hábil, o valor esperado por ele. Nesse cenário, a tecnologia pode ser um diferencial para um escritório se destacar no mercado.

Os impactos da tecnologia na contabilidade
A legislação tributária no Brasil é complexa e, com a dificuldade para se manter atualizado, maneiras de lidar com essa situação são muito bem-vindas.

O advento da tecnologia pode auxiliar nas respostas às alterações fiscais recorrentes, já que é possível manter softwares que sejam atualizados com qualquer atualização tributária, auxiliando o contador a verificar toda nova mudança de tributos.

A contabilidade trabalha com documentos — como as demonstrações — que são gerados a partir de processos contábeis, lançando informações decorrentes de transações efetuadas. Com a inserção de novas tecnologias, esses processos podem ser automatizados, mudando a maneira de se pensar na contabilidade.

Com a automatização, não é mais necessário realizar todos os lançamentos manuais, um a um. Contudo, é preciso verificar se esses lançamentos estão sendo realizados de forma correta, resguardando a confiabilidade — um dos princípios que garantem a qualidade da informação contábil — ou revelando a necessidade de uma reformulação nos métodos de trabalho.

As áreas beneficiadas pela tecnologia
Praticamente todo o setor contábil pode usufruir dos benefícios do uso da tecnologia, porém, podemos citar algumas rotinas que foram muito facilitadas pela inserção da digitalização, como a folha de pagamentos, que agora é gerada automaticamente por ferramentas de software, minimizando qualquer tipo de erro.

A elaboração de relatórios contábeis também foi modernizada. Da mesma forma, o cálculo de impostos se tornou mais rápido e simples — de acordo com as atualizações tributárias lançadas — e as contas a pagar e a receber são controladas de maneira mais prática.

Uma das maiores e mais difundidas transformações realizadas pelas novas tecnologias é a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), que teve seu projeto-piloto desenvolvido em 2005 e, hoje, é amplamente utilizada como meio de fiscalizar a coleta de impostos sobre a venda e a circulação de mercadorias.

As mudanças
Após essa breve explanação sobre a tecnologia na contabilidade, vamos listar algumas das mudanças que a revolução digital trouxe para o mercado contábil e que consideramos como as principais.

Armazenamento virtual
A atividade de contabilidade pode gerar uma grande quantidade de papéis, que, impreterivelmente, vai necessitar de um bom espaço para armazenamento.

O uso de soluções tecnológicas para armazenar a documentação em nuvem ou em servidores locais pode trazer uma boa economia de espaço e a redução de riscos da perda de documentação.

A digitalização dos documentos fará com que seu escritório economize recursos e ainda se torne mais sustentável. Isso sem contar que a digitalização facilita a busca e o arquivamento de documentos.

Burocracia
Com o uso de ferramentas tecnológicas, a burocracia será, em grande parte, reduzida, afinal, o caminho para a troca de informações será facilitado via software.

Isso elimina uma série de tarefas antes necessárias, como deslocamentos, reuniões, encontros, busca em arquivos, entre outras. Como o acesso à informação ficou mais simples, o tempo gasto nas mais diversas tarefas contábeis diminuiu.

Segurança
Antes, para acessar as informações de um escritório de contabilidade, existiam algumas barreiras físicas, como portas ou um armário de arquivos. Já com a implementação de soluções em software, todos os documentos importantes serão protegidos por uma série de barreiras virtuais, como firewalls, criptografia e senhas de acesso.

Esse tipo de segurança é responsável por incutir uma maior sensação de proteção e credibilidade no seu cliente sobre a importância que seu escritório dá às informações sob sua responsabilidade.

Atendimento
O atendimento do escritório contábil foi uma das áreas que mais se beneficiou com as novas tecnologias. A facilidade de comunicação e relacionamento que a revolução digital trouxe é a responsável direta por essa evolução no atendimento.

O cliente que precisa dos serviços de um contador hoje, muitas vezes, pode encontrá-los na tela de seu smartphone, sem a necessidade de deslocamento até um escritório, além de realizar o pagamento pelos serviços com o cartão, diretamente de onde estiver.

Esse relacionamento simples e prático é motor para a captação de mais clientes, que estão em busca de conforto no momento de tratar as suas demandas, e zelam pela praticidade de suas transações, já que a comunicação entre contador e cliente pode ser realizada, até mesmo, via aplicativo de mensagens, como o WhatsApp.

Coleta fiscal
Realizar a rotina de coleta fiscal é uma atividade crítica dentro de um escritório de contabilidade. Nosso país conta com um sistema tributário caótico, no qual a interpretação da legislação fiscal pode mudar a qualquer momento. Isso exige do profissional contábil a necessidade de manter-se atualizado a todo o tempo acerca da matéria tributária.

Dessa maneira, a dificuldade de se manter em dia com as matérias tributárias demanda auxílio de ferramentas de software específicas para esse fim. Essas ferramentas estarão sempre atualizadas e contribuirão para a diminuição de erros decorrentes da falta de conhecimento fiscal.

O real valor da tecnologia

O real valor das mudanças realizadas pela inserção da tecnologia na contabilidade fica por conta de dois elementos: produtividade e eficiência na gestão.

A evolução digital permite que os processos sejam realizados de forma mais simples e rápida, contribuindo para o aumento da produtividade do escritório como um todo e potencializando o número de clientes com que o contador pode trabalhar ao mesmo tempo.

Com a inserção da tecnologia, as responsabilidades do contador não mudam, sendo importante salientar que o papel das ferramentas digitais são: agilizar processos essenciais e eliminar os dispensáveis. Porém, não há autonomia para excluir do processo a importância do profissional contábil.

Via Gerencianet