Requisitos para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica

Não é incomum encontrar um pequeno empresário que ainda tenha dúvidas em relação a como emitir notas fiscais eletrônicas.

A NF-e, documento criado para substituir a tradicional nota fiscal de papel, é utilizada na venda de mercadorias que incidem no pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços).

Por ser emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e dispensa a impressão e o arquivamento físico da nota.

Sua validação é garantida pela assinatura digital da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do Estado em que o negócio está registrado.

Dito isso, mostraremos o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas. Continue a leitura e confira!

Afinal, para que serve a nota fiscal?

Um dos documentos mais importantes para a empresa é a nota fiscal. Ela tem por objetivo o registro de compra e venda de produtos ou serviços, bem como a cobrança de tributos decorrentes dessas transações comerciais, como ISS e ICMS (no caso de empresas não cadastradas no Simples Nacional). 

A maioria das empresas é obrigada a emitir este documento, comprovar seu faturamento e recolher impostos.

Há poucas exceções a esta regra, como é o caso do MEI: esta categoria só deve emitir a nota fiscal quando fizer negócios com outras pessoas jurídicas – como empresas, ONGs, entidades públicas – ou se o consumidor assim solicitar. 

A não emissão de nota fiscal quando solicitada pode ter várias consequências negativas, como problemas com o fisco e, nos casos mais graves, responder por evasão fiscal. 

Além disso, existem empresas que aceitam apenas fornecedores que emitem nota fiscal. Portanto, se você não adotar esse livro-razão, acabará perdendo oportunidades de negócios. 

Ou seja, o descumprimento dessa obrigação gerará uma grande dor de cabeça, tanto jurídica quanto financeira.

Por isso, é fundamental não só faturar, mas realizar todo o processo de maneira correta, apurando impostos e registrando informações precisas. 

E para fazer isso, primeiro você precisa conhecer os modelos de fatura existentes. 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é um documento gerado e armazenado eletronicamente que serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto digital. 

A nota fiscal eletrônica registra as transações tributárias para facilitar a fiscalização das transações envolvendo a empresa, o comprador e o órgão público. 

A NF-e tem validade jurídica, pois é garantida por assinatura digital da empresa emissora e por autorização da administração tributária do Estado responsável.

Portanto, é possível utilizar o documento eletrônico como recibo e recolher impostos. 

Ao contrário do comprovante fiscal, que é emitido pelo ECF (Emissor do Cupom Fiscal) e contém as informações mais importantes da transação comercial, como dados da empresa, data e hora, a fatura contém todos os dados da transação. 

Uma vez emitida a nota fiscal eletrônica, o documento deverá conter o CNPJ da empresa emissora, bem como o nome e endereço da entidade prestadora do serviço.

Além dessas informações, deve haver uma observação:

• A data e hora da operação;

• Valor total da transação;

• Descrição dos produtos ou serviços;

• Impostos e taxas sobre qualquer produto;

• Dados do cliente;

• Informações da operadora, detalhes da forma de pagamento. 

Requisitos para a emissão da NF-e

Primeiramente, para emitir uma nota fiscal para a prestação de serviços é necessário registrar-se no departamento financeiro de sua cidade.

Cabe ao órgão subordinado à prefeitura o cadastramento do CNPJ como emissor da nota fiscal no município em questão.

Depois de cadastradas, as etapas seguem o mesmo modelo de negócio.

Começaremos, então, pelos requisitos necessários para a emissão da nota fiscal eletrônica. São eles:

• Certificado digital;

• Computador;

• Software emissor;

• Internet.

Certificado Digital

Para ser possível emitir uma NF-e, você precisará de um certificado (ou assinatura) digital.

A recomendação geral é pela certificação A1, já que apresenta diversos benefícios quando comparada a A3.

• A1: É utilizado para sistemas de gestão em nuvem, ou seja, é armazenado online diretamente no sistema, sem a necessidade de armazenamento em dispositivos externos e, atualmente, é o mais adequado pela sua segurança e facilidade. 

• A3: É utilizado quando o usuário emite seus documentos por outros tipos de emissores, que geralmente exigem que o certificado esteja conectado no momento em que o usuário precisa emitir sua nota fiscal. Ou seja, eles são armazenados em um dispositivo externo, como pen drives ou HDs. 

O processo de cadastro pode ser feito na associação dos contabilistas do seu município, nas Agências dos Correios e em franquias do Cartório Mais.

Também existe a possibilidade de fazê-lo de forma online, no site da CertiSign.

Caso não consiga realizá-lo, peça auxílio ao seu contador.

Computador

Computador, notebook, tablet ou smartphone, seja qual for, a emissão da nota fiscal eletrônica só será executável quando solicitada através de um destes dispositivos, desde que o sistema escolhido seja compatível com tais aparelhos.

O software que era oferecido pela Receita Federal (foi descontinuado em 2017) não era compatível com tablets e smartphones.

Além disso, era simples demais, costumava dar problemas e, pelo fato de ser gratuito, não disponibiliza nenhum tipo de suporte.

Atualmente, você pode optar por uma plataforma online (computação em nuvem) desenvolvida por um agente terceiro.

A Emitte oferece o mais barato emissor de notas fiscais para empreendedores MEI, pequenas e médias empresas do Simples Nacional.

Software

Como você acabou de ver, para emitir a NF-e é necessário ter um softwareespecífico como o Emitte.

Voltamos a esse ponto porque é interessante saber, por exemplo, que mais do que um programa emissor você, pequeno empresário, terá a seu dispor um sistema que:

• Permite automatizar determinadas funções;

• Garante a segurança dos dados;

• É fácil e rápido de usar;

• Pode ser acessado a partir de qualquer computador.

Outra vantagem é que as informações utilizadas ficam gravadas em sua “memória”, eliminando a necessidade de ter que preenchê-las novamente a cada vez que uma nova nota for emitida.

Internet

Ter acesso à internet também está entre o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas.

Em virtude da comunicação direta com a Receita Federal e a SEFAZ do seu Estado é preciso estar sempre conectado, pois é preciso a liberação automatizada desses órgãos para que o processo de emissão flua corretamente e sem contratempos.

Basicamente, esses são os requisitos necessários para emitir uma NF-e. Entretanto, antes de tudo isso, sua empresa deve estar cadastrada na SEFAZ do estado de sua localização.

O cadastramento pode variar de acordo com os diferentes Estados da união, porém é bastante simplificado em todos eles.

Aqui, não custa pedir a ajuda de um contador para saber o que está envolvido na legislação local.

Para começar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Desse modo, suas notas serão enviadas somente como um teste até que você esteja realmente apto para emiti-las.

Quando isso ocorre, mude a opção para “Em produção”. Feito isso, suas notas serão enviadas oficialmente.

Campos obrigatórios que devem ser preenchidos durante a emissão

É agora que veremos a parte prática de como emitir notas fiscais eletrônicas. Durante a emissão, há campos obrigatórios a preencher. São eles:

• Dados do emitente (CNPJ, Razão Social, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, Endereço, etc);

• Dados do destinatário (para quem você vendeu o produto ou serviço, sendo necessário informar o CPF ou CNPJ, o nome completo ou a Razão Social, o endereço e as Inscrições Estadual e Municipal quando houver);

• Produtos e/ou serviços vendidos;

• Identificação dos produtos e/ou serviços vendidos (nomes, o que são e tudo o que for preciso para descrevê-los propriamente, incluindo marca, modelos, série, cor, tamanho, etc);

• Tipo de unidade (UN, PÇ, M² entre outros);

• Quantidades vendidas (volume de vendas de um determinado item, conforme a sua unidade de medida);

• Valor unitário (o software é capaz de fazer isso automaticamente, desde que você preencha o valor total ou cadastrado o valor unitário. Ele faz isso por meio da razão obtida entre o valor total pela quantidade vendida);

• Valor total (procedimento exatamente igual ao anterior);

• Peso líquido total (peso somado de todos os produtos vendidos);

• Peso bruto total (peso somado de todos os produtos com o acréscimo das embalagens).

NCM

Usado em todos os países do Mercosul para a identificação de produtos dos mais variados gêneros, o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) também é obrigatório.

Entenda que, por intermédio do NCM, serão determinadas as alíquotas aplicáveis no que diz respeito à tributação dos produtos.

CEST

O Código de Especificador da Substituição Tributária, o qual recebe a sigla CEST, também precisa ser preenchido na NF-e.

Regulamentado pelo convênio ICMS 92/15, o código é composto por 7 dígitos. Sua presença é obrigatória em notas fiscais cujas mercadorias permitem a substituição tributária.

Para concluir este conteúdo sobre como emitir notas fiscais eletrônicas, fortalecemos a importância de escolher um bom programa emissor de NF-e.

Nesse sentido, busque pela procedência do fornecedor, observando quais são os recursos oferecidos pelo sistema, como é o suporte técnico, se há a opção para testes grátis, e que benefícios você terá ao optar pelo software em questão, por exemplo.

Como dito anteriormente, o Emitte disponibiliza o que há de melhor nesse segmento.

Além de garantir a segurança dos dados e possibilitar a automatização dos processos, você terá um emissor de NF-e com um custo-benefício incomparável.

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Fonte: Emitte