Quais são as funções do departamento pessoal?

As empresas que querem garantir seu desenvolvimento não podem abrir mão do departamento pessoal, seja ele terceirizada ou não.

Isso vale para todas as empresas, não apenas aquelas que são consideradas de grande porte e que, por isso, possuem muitos funcionários. 

Desta forma, o DP auxilia a empresa que deseja ter um controle eficiente dos processos de quadro funcional, além de garantir que sejam cumpridas as exigências trabalhistas previstas pelo Ministério do Trabalho e pelo sindicato da classe, visando manter toda a documentação dos funcionários em dia e organizada!

Mas para entender a importância do Departamento Pessoal para sua empresa, é preciso conhecer as atribuições desta equipe. Por isso, listamos neste artigo as áreas de atuação e as funções do Departamento Pessoal. Acompanhe! 

O que é departamento pessoal?

O departamento pessoal é regido pelo Ministério do Trabalho, pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) e pelo sindicato da categoria. Sendo assim, o trabalho do DP é assegurar o cumprimento das leis trabalhistas.

Dentro da estrutura organizacional das empresas, existe uma ramificação de departamentos que possibilita o acompanhamento de cada setor.

Desta forma, ao departamento pessoal é reservado os cuidados com a parte burocrática dos trabalhadores, que vai desde a contratação até seu desligamento da empresa. 

Principais atividades do DP

Como dissemos acima, o Departamento Pessoal lida com a burocracia da organização e com o quadro de colaboradores. Neste setor existem atividades específicas. São elas: 

Controle de ponto: esta é uma importante tarefa do departamento pessoal, visto que através do controle do ponto, é feito o acompanhamento da jornada de trabalho, concessão de folga, verificação de faltas, etc.

Pode ser realizado através de livros, relógio de ponto ou sistemas virtuais que fazem este controle. 

Folha de pagamento: ao longo do mês todas as informações do trabalhador são registradas, como hora extra, descontos, faltas não justificadas, adicional, a fim de que o departamento pessoal faça o preenchimento da folha de pagamento e dos holerites. 

Gestão de benefícios: também fica sob responsabilidade do Departamento Pessoal fazer a administração dos benefícios que são de direito do trabalhador. Dentre eles podemos citar o vale-transporte; vale-refeição/alimentação; vale-cultura; convênio médico/odontológico; auxílio-creche; dentre outros. 

Controle de férias: o DP também deve fazer o controle e organização do período de férias dos funcionários, para que a folha de pagamentos não seja prejudicada ou comprometa as atividades da empresa. Da mesma forma, deve ser feito o controle das licenças às quais o trabalhador possui direito. 

Impostos e contribuições: cabe ainda ao departamento pessoal estar atento às regras trabalhistas, sendo assim, é preciso fazer o devido recolhimento de impostos e contribuições e evitar atrasos. Dentre os principais recolhimentos estão: INSS; o FGTS;  CAGED; RAIS; DIRF etc. 

Organização do departamento pessoal

Para manter a rotina do departamento pessoal organizada, os profissionais devem estar atentos ao arquivamento de documentos para o controle das informações dos funcionários.

Para isso, uma planilha pode ajudar a registrar o cadastro de cada um deles, assim como para o cálculo das horas normais, descontos e horas extras. Controle as férias, se possível com emissão de alertas e tenha um sistema de cálculo de rescisão.

Isso pode evitar alguns dos erros mais cometidos pelos departamentos pessoais das empresas. São eles: 

• Atraso no cumprimento da legislação trabalhista;
• Retenção da carteira de trabalho por mais de 48h;
• Ausência do exame admissional;
• Fracionamento ou não concessão de férias, visto que algumas empresas não acatam a regra de jamais conceder férias em um período inferior a dez dias;
• Manutenção do banco de horas sem acordo sindical, o que pode gerar multas;
• Deixa de verificar as atualizações trabalhistas, como por exemplo, no caso do novo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas
• Erro de cálculo devido à descontos feitos de forma errada

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Por Samara Arruda