O que são os documentos contábeis?

Os documentos contábeis são utilizados para a escrituração e a execução de registros obrigatórios da contabilidade. Eles surgem a partir dos registros financeiros, contratos, vendas e outros fatos que acontecem no ambiente empresarial.

São elementos de extrema importância na gestão de uma empresa e, portanto, carecem de atenção. Tanto com relação à sua organização, quanto arquivamento. Afinal, muitos deles devem ser armazenados durante alguns anos.

Os documentos contábeis devem ser arquivados de forma cronológica, de preferência separados por natureza ou origem. Atualmente, esse arquivamento pode ser feito utilizando a tecnologia. Por exemplo, o arquivamento digital por meio de servidores na nuvem que são acessados utilizando um certificado digital.

Quais são os documentos contábeis mais importantes?

Entre os documentos contábeis mais importante nós podemos mencionar os seguintes, veja quais são:

• Documentos fiscais

Sem dúvidas, esse é o documento contábil mais lembrado nas empresas. Por meio delas, é possível comprovar a venda, aquisição de serviços ou produtos, garantindo que a transação gere os devidos tributos. Como a maioria dos documentos fiscais são eletrônicos o armazenamento deles deve ocorrer em meio digital.

Afinal, o elemento que corresponde à nota fiscal eletrônica é o seu arquivo XML, que não pode ser impresso. A versão do arquivo deve se manter armazenado por, no mínimo, cinco anos.

• Comprovantes de pagamentos diversos

Outros documentos que também são utilizados pela contabilidade são os comprovantes de pagamento de água, luz, aluguel, telefone e tantas outras despesas que a empresa possui. Em geral, eles também são armazenados por um período de aproximadamente cinco anos.

Eles são os responsáveis por gerar dados que constarão nos demonstrativos contábeis da empresa, como o Balanço Patrimonial, Demonstração de Resultados etc.

• Extratos bancários

Os extratos bancários também fazem parte da relação de documentos contábeis. Além de servir ao setor financeiro, ele também é fundamental para a contabilidade. Especialmente, por registrar uma série de transações diárias e, até mesmo, recebimento de vendas.

Além disso, os saldos bancários também compõem demonstrativos contábeis. O Balanço Patrimonial tem entre seus primeiros registros as informações relacionadas aos extratos bancários das contas que a empresa possui.

• Comprovante de pagamentos de tributos e encargos trabalhistas

Os documentos trabalhistas também geram demanda para o setor de contabilidade. Logo, são considerados contábeis e precisam ser gerenciados. Entre os principais nós temos:

• folha de pagamento, que deve ser armazenado por 10 anos;
• guia de recolhimento do FGTS, devendo permanecer armazenado por 30 anos;
• recibos diversos de pagamento de salários, 13° e férias.

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