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O caminho ideal da Nota Fiscal Eletrônica dentro da empresa

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Qualquer transação que envolva a compra e venda de produtos ou serviços por empresas implica que uma Nota Fiscal seja emitida. É um documento comum ao conhecimento de grande parte das pessoas, daí que nem sempre sejam observados outros aspectos relativos ao seu uso.

Serviços implicam na emissão de uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e ou NFSe), que tem regras e modelos variáveis pormunicípios, enquanto produtos são associados às Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e ou NFe), com regulamentação e implementação nacional – e é dessa que vamos falar nesse post.

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Vamos falar das etapas ideais pelas quais uma Nota Fiscal Eletrônica pode passar, desde a emissão até a escrituração. Dessa forma, vai ser possível enxergar esse documento com outros olhos, esquecer um pouco a ideia de que ele não passa de um documento para ser guardado na gaveta e deixar de cometer alguns erros ao lidar com ele. Quer compreender melhor como a Nota Fiscal Eletrônica  está relacionada com as operações mais diversas da empresa e as várias funções que ela pode desempenhar? Confira nosso post!

Emissão da Nota Fiscal Eletrônica

Quando uma compra de um produto é feita, significa que uma Nota Fiscal Eletrônica deve ser emitida pelo fornecedor – isso significa que os dados sobre a operação de venda são enviados, validados e registrado pelos servidores da Secretaria da Fazenda do estado do emissor. No momento da emissão, a SEFAZ devolve um arquivo digital (no formato XML) que representa oficialmente a Nota Fiscal.

O fornecedor deve também gerar uma versão impressa desta nota, chamada de DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que deverá acompanhar a mercadoria em sua jornada até o cliente.

Não emitir a Nota equivale à prática de sonegação fiscal, isto é, que informações sobre transações comerciais foram ocultadas do Governo.

Se sua cabeça já está embaralhada com NF-e, XML e DANFe, dê um pulinho neste outro post que explicamos o que é cada um deles 😉

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Disponibilização e Guarda da Nota Fiscal Eletrônica

Além da nota auxiliar impressa que acompanha o produto na transportadora, o emissor é obrigado por lei a disponibilizar o arquivo XML da NF-e para seus destinatários, assim que for emitido.

Uma forma de disponibilizar é, por exemplo, enviando a nota por e-mail ou tendo uma página na internet onde eles possam baixá-las.

E mais um detalhe: este arquivo deve ser armazenado, tanto pelo receptor quanto pelo destinatário, por no mínimo 5 anos mais o ano corrente – e pode causar multas e dores de cabeça às empresas quando elas não guardarem e a fiscalização cobrar.

Recebimento da NF-e

A NF-e é, na maioria das vezes, recebida pelo setor de recebimentos, que recebe o arquivo XML do fornecedor e já pode conferir, antes mesmo da chegada dos itens, se as quantidades e descrições dos produtos constantes na nota estão corretas. Caso haja algum erro, é possível entrar em contato com o fornecedor e acertar os problemas antes do envio físico dos produtos – o que representa um imenso ganho em tempo, já que não vai sequer haver a necessidade de devolução e troca!

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Pela descrição desta etapa é fácil associar a NF-e a um recibo, afinal, consiste na conferência de um recebimento. Mas cuidado para não confundir os termos. Um recibo apenas atesta um pagamento, ele não serve para o controle fiscal na arrecadação de impostos pelo Governo. Apenas a Nota Fiscal Eletrônica contém as devidas informações exigidas!

Neste ponto já é preciso lembrar que as Notas Fiscais Eletrônicas contêm uma diversidade de informações justamente pelo fato de terem de descrever detalhes relativos à transação. Esses detalhes equivalem a dados que podem ser usados a favor do negócio, até mesmo influenciando decisões gerenciais importantes que tragam benefícios para a empresa. Falaremos novamente disso mais adiante, no último tópico.

Um problema que o ocorre aqui é que muitas vezes a empresa que está adquirindo os produtos acaba não recebendo a nota, por uma série de razões, que contamos aqui (olhe especialmente o item #4).

Chegada da Mercadoria

A chegada do produto é o momento em que a empresa alimentará seu estoque. Como a nota já tinha chegado antes do produto, o responsável já está com a nota em mãos e sabe o que esperar na entrega – ele pode verificar se o que chegou fisicamente bate com o descrito na nota e prosseguir com o processo. Caso hajam divergências, ele pode entrar em contato com a empresa e resolver, talvez utilizando o mesmo entregador para levar os itens errados de volta – ou negar completamente o recebimento da entrega, quando necessário.

Se este estoque for gerenciado por um sistema de Controle de Estoque, o arquivo XML tem papel primordial. É possível, na maioria dos sistemas do mercado, a alimentação automática de estoque por XML da NFe.

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Neste cenário, ao confirmar o recebimento da mercadoria, o estoquista pode importar o XML da NFe em seu sistema.

A organização das NFes é um passo a mais para ganhar agilidade nessa verificação e trazer bons resultados para o negócio.

Pagamento

Para o pagamento de qualquer cobrança contra a empresa, o setor financeiro utiliza como comprovante de transação a Nota Fiscal Eletrônica. Portanto, ela valida a veracidade da cobrança recebida e protege a empresa de pagamentos de mercadoria desacompanhada de Nota Fiscal Eletrônica, o que pode ser considerado crime fiscal ou sonegação de impostos.

Neste passo, já com o produto e Nota Fiscal em mãos, o responsável pode já proceder para o pagamento e atualizar as informações em sistemas de gestão, caso utilizem.

Escrituração

A contabilidade faz a escrituração, e calcula, a partir da Nota Fiscal, os impostos e tributos envolvidos para depois fazer o fechamento do Caixa. A NF-e é também um fato contábil, por isso o registro dela precisa ser lançado nos livros de contabilidade com esse fim – e asversões eletrônicas dos documentos chegaram para acelerar as coisas.

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O cálculo dos impostos talvez seja o aspecto mais conhecido no que diz respeito aos propósitos da NF-e. É do entendimento de grande parte das pessoas que a NF-e prova que tanto o comprador quanto a loja e o fornecedor da loja pagaram os devidos impostos exigidos na transação comercial em que participaram.

A técnica contábil de escrituração é uma forma de registrar e organizar informações a respeito do patrimônio de uma empresa, daquilo que ela possui e que a contabilidade quantifica. Uma aquisição ou uma venda feita sem que tenha sido emitido um documento comprovativo, que é a Nota Fiscal, não poderá ser lançada nos registros contábeis e isso pode criar vários problemas quanto à administração patrimonial do negócio, além de implicar complicações diante dos órgãos de fiscalização do Governo.

Bônus: acesso às garantias e negociação de pagamento

Não é em vão que as Notas Fiscais Eletrônicas são desde sempre conhecidas como um papel importante que deve ser guardado. Nelas constam, entre outras informações, características que identificam o produto, valores para base de cálculo de impostos, além de serem a garantia de ter ocorrido uma transação comercial dentro da lei. Por tudo isso, caso sejam necessários reparos, ou mesmo a substituição ou troca do produto, é imprescindível apresentar NF-e para ter acesso à garantia.

Guardar um documento na gaveta não é um problema, no entanto a ideia é que outros aspectos relativos ao manuseio da NF-e fiquem evidentes para que sejam percebidas as funções que ela pode desempenhar dentro da empresa.

Vamos imaginar uma situação hipotética em que um revendedor já tenha realizado muitas compras de um mesmo fornecedor. Sabemos que para cada situação de compra foi emitida uma NF-e. O revendedor, se reunir todas as Notas Fiscais das compras anteriores feitas com esse mesmo fornecedor, pode perfeitamente tentar negociar melhores condições de pagamento, de financiamento ou outro benefício, e conseguir obter vantagens para uma próxima compra – além de poder comparar preços entre diferentes fornecedores.

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Desmistificar a função e o uso das Notas Fiscais

A NF-e é um documento que passa pelas mãos de muitos profissionais ao longo de seu percurso e por isso pode ser desafiador encarar que um documento simples e de uso tão corriqueiro vá somar possibilidades variadas de uso. Para começar a pensar diferente, podemos partir do princípio da organização: uma só NF-e permite acessar dados sobre uma só compra, muitas Notas Fiscais Eletrônicas juntas permitem, por exemplo, analisar o potencial de compra de uma empresa inteira. E não é só isso.

A organização das Notas Fiscais Eletrônicas e posse de seus XMLs possibilitam consultas que podem induzir a respostas conclusivas a respeito do comportamento da empresa, servindo até de plano de fundo para a tomada de decisão nos processos de gestão.

Os profissionais que consigam perceber a importância desse documento terão maiores chances de fazer a manipulação adequada, verão mais sentido nas rotinas da empresa que envolvam as Notas Fiscais Eletrônicas e poderão compreender o potencial por trás das iniciativas de organização desses documentos.

Tem mais dúvidas sobre o percurso da Nota Fiscal Eletrônica na empresa ou sobre os usos que ela pode ter? Você usa um processo e organização diferente com as notas? Comente, participe e continue acompanhado nossos posts!

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O que esperar da reunião do Fed e Copom

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Na próxima quarta-feira, dia 04/05, ocorre o que o mercado financeiro considera como Super Quarta, data em que o Fed, nos EUA, e o Copom, no Brasil, devem se reunir. Diante da inflação global, o mercado financeiro aguarda uma decisão e tem a expectativa de aumento de taxa de juros brasileira (SELIC) e americana – Fed considera aumento de 0,50 p.p. na taxa de juros dos EUA em maio.

Segundo o Boletim Focus do Banco Central, a expectativa é de que a taxa básica de juros chegue a 13,25 % ao ano até o fim de 2022 para segurar a inflação. A Selic é o principal instrumento do Banco Central no controle da inflação.

Para comentar os impactos negativos e positivos da alta da taxa de juros nos EUA para os investidores brasileiros e na bolsa de valores, sugerimos a entrevista com Felipe Reymond Simões, diretor de Investimentos da WIT Asset.

Pontos que podem ser abordados:

  • Os impactos da alta da taxa de juros nos EUA para os investidores brasileiros.
  • Como países emergentes, como o Brasil, podem se beneficiar do aumento dos juros americano e brasileiro. E quais os impactos negativos na bolsa de valores.
  • É hora de revisar as carteiras de investimentos. O que a WIT Asset tem aconselhado aos clientes investidores.
  • As ações recomendadas para maio.
  • Análise a curto e longo prazo, médio e longo prazo a respeito das commodities.

Sobre a WIT – Wealth, Investments & Trust

A WIT – Wealth, Investments & Trust é uma empresa especialista na gestão de patrimônio para pessoas, grupos familiares e empresas, atuando nas áreas de câmbio e remessas internacionais; assessoria de investimentos; seguros e benefícios; ativos imobiliários; consultoria patrimonial; e serviços financeiros. A WIT tem escritórios em São Paulo e nos principais centros econômicos do interior paulista: Campinas, Piracicaba, São João da Boa Vista, Ribeirão Preto, São José do Rio Preto, Araçatuba e Votuporanga. Conta com uma equipe de mais de 200 profissionais que agregam valor ao seu patrimônio para que você valorize o melhor da vida.

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Cinco Contadores que mudaram o mundo

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E enquanto brincamos com as noções antigas de que a contabilidade é uma reserva empoeirada de homens com viseiras em escritórios marrons cercados por livros de contabilidade intermináveis, esta também é uma oportunidade de aprender algo novo sobre os momentos mais notáveis ​​desta antiquíssima profissão.

Nos bastidores de alguns dos eventos e movimentos mais famosos da história, você encontrará contadores ultrapassando os limites e construindo as bases de como lidamos com nosso dinheiro e, consequentemente, alterando nossas vidas na sociedade em geral.

Frank J. Wilson

O gangster Al Capone de Chicago é famoso em todo o mundo por comandar o crime organizado nos Estados Unidos durante a era da proibição. Ele nunca teve nenhuma conta em banco, nem apresentou uma declaração de imposto de renda, mas conseguiu gerar até $ 100 milhões de renda, secretamente.

Foi uma equipe corajosa de contadores da Receita Federal, chefiada por Frank J. Wilson, que vasculhou mais de dois milhões de registros financeiros para finalmente derrubar Capone e colocá-lo na prisão.

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Nada mal para um trabalho administrativo bem feito e o estabelecimento de precedentes para a importância da contabilidade forense hoje.

Mary Addison Hamilton

Mary Addison Hamilton, junto com Bessie Rischbieth e Mary Bennet, pode ter feito mais pelo movimento feminista na Austrália durante o início do século 20 do que qualquer outra mulher da época.

Liderando pelo exemplo, Hamilton superou as expectativas acadêmicas ao passar nos exames da Câmara de Comércio de Fremantle com as maiores pontuações na Austrália Ocidental. Ela então teve aulas noturnas para se tornar a primeira contadora pública certificada do país.

Em um campo totalmente dominado por homens, ela mudou a maré e forneceu verdadeira inspiração para as mulheres de todo o mundo ultrapassarem os preconceitos da época.

Josiah Wedgwood

Josiah Wedgwood é o pai da contabilidade de custos, tendo desenvolvido o primeiro sistema confiável para rastrear os custos e lucros finais em 1772.

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Durante uma crise econômica, Wedgwood testou seu sistema em sua própria empresa de cerâmica. O sucesso foi tanto que descobriu um esquema fraudulento executado por seu secretário-chefe.

A firma de cerâmica de Wedgwood sobreviveu à crise econômica da época e ainda está presente, fornecendo a milhões de pontos de venda em todo o mundo cerâmicas e cristais icônicos. O poder de uma boa contabilidade para a longevidade dos negócios é inegável.

John Pierpont Morgan

O humilde contador JP Morgan começou a vida em um banco de Nova York em 1857. A partir de então, seu brilhantismo com dinheiro salvou o sistema bancário americano na década de 1890, estabilizou o mercado americano durante o pânico de 1907 e, desde então, sobreviveu e evoluiu para Hoje, a empresa de serviços financeiros líder do mercado global ainda leva seu nome.

Atualmente, a empresa doa US $ 200 milhões anualmente a organizações sem fins lucrativos para causas e esforços para tornar o mundo um lugar melhor para todos. Se JP Morgan pensasse que mudou o mundo durante sua vida, talvez nunca tivesse imaginado o impacto que sua empresa teria após sua morte.

No dia do funeral de JP Morgan em 1913, a Bolsa de Valores de Nova York suspendeu as negociações até o meio-dia. Foi por respeito a um contador lendário.

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Luca Pacioli e Amatino Manucci

Amatino Manucci é o homem que documentou pela primeira vez a prática da contabilidade por partidas dobradas por volta do ano 1300.

Tal como acontece com muitos assuntos de gênio, não foi capitalizado até cerca de 200 anos depois, quando Luca Paciola popularizou o sistema em seu livro Summa de arithmetica, geometria – Proportioni et proporcionalita. O livro de Pacioli também detalhou um processo de equilíbrio do livro-razão e um sistema para desencorajar a fraude por meio de análises independentes do livro-razão.

500 anos depois, em 1994, sua cabeça foi apresentada em um selo italiano. Reconhecimentos como esse não acontecem para realizações superficiais, comprovando o impacto absoluto na vida que um contador pode ter.

Embora esses nomes possam ser facilmente eclipsados ​​pelas multidões de celebridades de hoje e outros humanos aparentemente lendários ao longo da história, não há dúvida de que também são os parceiros silenciosos que moldam o nosso mundo, e um grande número deles são contadores.

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Estudo: Entenda o que é um estado de sítio e quando ele pode acontecer

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Discussões sobre estado de sítio, estado de defesa e calamidade pública tomaram força desde o 7 de Setembro. A ideia de estabelecer um estado de sítio tem sido ventilada pelo presidente Jair Bolsonaro.

Há diferentes tipos de regras de exceção que são adotadas em períodos considerados anormais. Além do estado de sítio e da calamidade pública, também há o estado de defesa, que é de uma gravidade intermediária entre o Estado sitiado e a calamidade.

Entenda o que significa cada um:

Estado de defesa

O estado de defesa está previsto no artigo 136 da Constituição Federal e busca “preservar ou prontamente restabelecer a ordem pública ou a paz social”. Existem duas hipóteses para a aplicação deste instrumento: grave e iminente instabilidade institucional ou calamidades de grandes proporções naturais.

O estado de defesa dura 30 dias, prorrogáveis por mais 30 dias, e permite ao presidente adotar as medidas previstas no artigo 136 da Constituição Federal. Segundo este artigo, o presidente pode decretar o estado de defesa “em locais restritos e determinados”, nos quais a ordem pública ou a paz social estejam ameaçadas.

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Se decretado, pode ficar proibida a reunião, “ainda que exercida no seio das associações”. Podem ser quebrados os sigilos de correspondências e de comunicação telefônica.

Enquanto estiver em vigor, fica permitida “a prisão por crime contra o Estado, determinada pelo executor da medida, [que] será por este comunicada imediatamente ao juiz competente, que a relaxará, se não for legal, facultado ao preso requerer exame de corpo de delito à autoridade policial”, diz a Constituição.

Porém, a Constituição também prevê que o presidente da República “dentro de vinte e quatro horas, submeterá o ato com a respectiva justificação ao Congresso Nacional, que decidirá por maioria absoluta”. O Congresso tem até dez dias para apreciar o texto.

Estado de sítio

Previsto no artigo 137, o estado de sítio, mais grave que o de defesa, pode ser decretado após o presidente ouvir o Conselho da República e o Conselho de Defesa Nacional e solicitar ao Congresso Nacional autorização para decretar o estado de sítio.

Ele pode ser decretado quando há comoção grave de repercussão nacional ou ocorrência de fatos que comprovem a ineficácia de medida tomada durante o estado de defesa. Quando há declaração de estado de guerra ou resposta a agressão armada estrangeira.

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O estado de sítio não pode ser decretado por mais de 20 dias, nem prorrogado, de cada vez, por prazo superior. Porém, ele pode ser decretado por todo o tempo que perdurar a guerra ou a agressão armada estrangeira, se esses forem os casos.

Uma vez decretado, permite a detenção em edifício não destinado a acusados ou condenados por crimes comuns. Ele elimina as restrições relativas à inviolabilidade da correspondência, ao sigilo das comunicações, à prestação de informações e à liberdade de imprensa, radiodifusão e televisão, na forma da lei.

Ele suspende a liberdade de reunião. Permite busca e apreensão em domicílio e intervenção nas empresas de serviços públicos, além de requisição de bens.

Para entrar em vigor, o presidente precisa solicitar autorização para decretar o estado de sítio ou sua prorrogação, relatando os motivos determinantes do pedido, devendo o Congresso Nacional decidir por maioria absoluta.

Nas redes sociais já existem boatos que o Presidente Jair Bolsonaro tenha declarado estado de Sítio, que ainda não foi confirmado por fontes oficiais.

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