Invoice: Saiba quando emitir esse documento!

Se você deseja realizar transações comerciais com clientes de outro país, é fundamental saber como emitir um Invoice.

Esse comprovante atua como uma nota fiscal para a operação, e garante que as duas partes tenham transparência e confiança na prestação de serviços ou venda.

Por isso, vale a pena conhecer mais sobre esse documento e como ele deve ser emitido pela sua empresa.

Confira essas e outras informações no conteúdo especial que preparamos, e entenda a importância desse registro nas suas transações internacionais.

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O que é um invoice?

Um invoice é um documento comercial que registra uma transação de compra e venda entre duas partes que estão em países diferentes. Ele é frequentemente usado como um registro de venda para fins contábeis e fiscais.

Pode-se dizer que é um tipo de nota fiscal. Geralmente ele inclui informações sobre a transação financeira e o produto ou serviço acordado.

Os invoices podem ser emitidos em papel ou eletronicamente, e costumam ser usados em transações comerciais entre pessoas jurídicas ou entre empresas e consumidores finais. 

Eles são uma ferramenta importante para garantir que todas as transações comerciais sejam registradas de maneira precisa e completa.

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Qual a importância do invoice para as empresas de prestação de serviços?

Para empresas de prestação de serviços, o invoice é importante porque é uma forma de registrar e documentar os serviços prestados entre partes de países diferentes, que geralmente não possuem o mesmo padrão de comprovante.

Além disso, é uma forma de confirmar os termos de pagamento acordados com os clientes, sendo um importante documento contábil e fiscal.

Ao emitir esse documento, a empresa de prestação de serviços está fornecendo ao cliente um registro claro e detalhado do que foi realizado, incluindo o escopo do trabalho, o tempo gasto e o valor cobrado. 

Isso ajuda a evitar mal-entendidos e disputas em relação aos serviços prestados e às taxas cobradas.

Ele também ajuda rastrear o fluxo de caixa da empresa, já que registra quando o pagamento é recebido e quando ele é devido.

Assim, garante um maior controle financeiro sobre as transações, podendo gerenciar adequadamente o fluxo de caixa.

Vale reforçar que o invoice é importante para garantir que a empresa esteja cumprindo com suas obrigações fiscais, mesmo em negociações em outros países.

Leia também: Como Devo Fazer Minha Contabilidade Com A Invoice?

Como funciona um invoice?

Um invoice funciona de maneira simples, mas seu processo pode variar dependendo da empresa e do país de localização.

Geralmente, o prestador de serviços ou vendedor envia uma proposta de trabalho, ou uma cotação, ao cliente, especificando os termos, prazos e custos envolvidos.

Caso o cliente aceite, o emissor cria o documento em uma plataforma específica, incluindo informações sobre a transação.

É importante existirem descrições sobre o processo, com detalhes dos produtos, quantidade e o preço unitário.

Além disso, se existem instruções de pagamento, vale a pena que estejam no documento também.

Em seguida, o invoice é enviado ao cliente, geralmente por e-mail ou por correio. Isso permite pagar os valores combinados antes de qualquer envio.

Uma vez que o prestador de serviço atualize seu sistema contábil, poderá seguir com o procedimento.

O comprovante deve ser arquivado para fins contábeis e fiscais uma vez que for pago.

Em alguns países, existem regulamentações específicas para a emissão, como requisitos de informações obrigatórias ou a necessidade de um número de série. 

Quais as principais informações de um invoice?

Por ser um tipo de nota fiscal e fatura de cobrança, o invoice requer algumas informações sobre o cliente, o produto e o pagamento. Geralmente, o documento apresenta:

• data de emissão;
• número de série;
• nome e endereço completo do emissor e do destinatário;
• descrição detalhada da mercadoria ou serviço, incluindo a Nomenclatura Comum do Mercosul;
• tipo de transporte;
• local de embarque e desembarque;
• preço unitário e total, junto da moeda;
• peso bruto, peso líquido e quantidade;
• forma de pagamento;
• condições e termos de venda.

Cada país pode apresentar exigências específicas quanto ao invoice, mas as principais informações que precisam estar presentes são padronizadas.

Como fazer um invoice?

Não existem formatos padronizados sobre como fazer um invoice, de modo que cada empresa pode escolher o modelo de sua preferência.

Geralmente, utiliza-se uma plataforma de emissão de notas fiscais e outros comprovantes semelhantes.

Dessa forma, pode integrar direto com o sistema contábil da companhia, evitando a perda de informações importantes.

Assim, basta acessar a ferramenta de sua escolha e elaborar o documento com os dados mais pertinentes.

Em seguida, envie para o cliente no país de recebimento e aguarde a conclusão dessa etapa da negociação.

É importante que o sistema permite armazenar o documento assinado, para servir como comprovante fiscal.

Quais as principais taxas?

As principais taxas de um Invoice incluem tributos de operações financeiras no exterior e imposto de renda.

Como a transação é internacional, a empresa não precisa pagar impostos municipais e estaduais, como ISS e ICMS. 

No entanto, os produtos e serviços precisam arcar com outras tarifas, como o Imposto sobre Operações Financeiras, atualmente no valor de 0,38% sobre a nota. 

Além disso, a declaração do Imposto de Renda deve ocorrer normalmente, declarando o recebimento da negociação conforme o regime, como Simples Nacional.

Quem deve emitir um invoice?

O vendedor ou prestador de serviço deve emitir um Invoice. Isso porque se trata de um modelo de documento que fatura a transação comercial por parte da empresa.

Assim, é importante que o responsável que está oferecendo a mercadoria cuide dos trâmites de enviar a documentação para os clientes de outros países.

Além de emitir o registro, a parte vendedora da negociação também deve realizar a cobrança, no caso de atrasos, e confirmar se os valores são correspondentes.

O que acontece caso você não emita esse documento?

Se você é uma empresa ou prestador de serviços, a emissão de Invoice é uma obrigação legal e fiscal em muitos países, de modo que deixar de realizar esse processo pode gerar penalidades e multas.

Além disso, a falta de um comprovante pode prejudicar a contabilidade da empresa e dificultar o rastreamento dos pagamentos e receitas.

Ainda, se um cliente solicitar um invoice e você não o fornecer, isso pode levar a um mal-entendido e a uma possível disputa.

O comprador pode questionar os termos de pagamento, os serviços prestados ou os produtos vendidos, e, sem um registro oficial e detalhado dessas transações, pode ser difícil resolver o problema de forma satisfatória para ambas as partes.

Por isso, procure sempre emitir esse documento em transações internacionais, e tenha uma ferramenta de contabilidade especializada para ajudar nas verificações fiscais depois.

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