Influência do Sped na contabilidade da empresa

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi criado no intuito de atuar como uma solução tecnológica e promover um padrão oficial para a apresentação de arquivos digitais perante as escriturações fiscais e contábeis.

No geral, é possível dizer que o Sped se trata de um software disponibilizado pela Receita Federal responsável por auxiliar as empresas na manutenção do envio dos Livros Fiscais, Demonstrações Contábeis e dados previdenciários gerados a partir da respectiva escrituração. 

Ressaltando que a validação dos arquivos ocorre por meio da assinatura digital e transmissão via internet com destino aos órgãos de registros e respectivos Fiscos de esferas distintas. 

Pode-se dizer que um dos principais objetivos do Sped é promover a integração dos Fiscos a âmbito federal, estadual e municipal perante a padronização e compartilhamento de dados contábeis, visando a redução de custos relacionados ao armazenamento de documentos, bem como a diminuição dos encargos com obrigações acessórias. 

Tipos de Sped

Observe a seguir os vários modelos de Sped e o impacto de cada um deles na empresa.

Sped Contábil

O Sped Contábil funciona como um substituto aos Livros Diário, Razão e/ou Balancete Diário. 

Portanto, ao invés de elaborar cada um dos livros fisicamente, basta que a empresa demonstre apenas um arquivo digital que equivale por todos, a Escrituração Contábil Digital (ECD).

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, as empresas optantes pelo Lucro Real eram obrigadas a se integrarem ao Sped Contábil. 

No entanto, a partir de janeiro de 2014, a obrigação da ECD também foi atribuída às empresas optantes pelo Lucro Presumido.

Em outras palavras, todas as empresas, exceto aquelas optantes pelo Simples Nacional, são obrigadas a transmitir a ECD.

Os interessados podem fazer o download do Manual de Orientação da ECD diretamente no site da Receita Federal. 

Sped Fiscal

Também denominado de Escrituração Fiscal Digital (EFD), o Sped Fiscal consiste no arquivo responsável por informar todos os documentos fiscais referentes ao período de apuração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), bem como o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

O Sped Fiscal representa a escrituração fiscal da empresa, a qual precisa ser apresentada de acordo com o disposto na legislação. 

Sendo assim, as empresas contribuintes do IPI e do ICMS, com exceção das alíquotas dispensadas, as quais podem variar entre um Estado e outro. 

Ou seja, ao invés de elaborar manualmente os Livros de Entradas e Saídas referentes à apuração do ICMS e IPI, basta preencher o Sped Fiscal com os dados necessários. 

É importante ressaltar que o Programa Validador e Assinador (Fcont), disponibilizado pelo próprio Sped, é capaz de validar e conferir minuciosamente os campos que foram preenchidos incorretamente antes que o envio da escrituração seja feito, lembrando que o arquivo pode ser baixado no próprio site do Sped.

Além do que, o próprio site da Receita Federal também fornece um Guia Prático da EFD. 

NF-e

Empresas de determinados nichos são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), especialmente se tratando dos contribuintes do ICMS e IPI. 

Embora a obrigatoriedade deste documento se baseie na legislação estadual, salvo algumas exceções, é bastante provável que a empresa também seja obrigada a emitir a NF-e, apesar de que, mesmo se não estiver, recomenda-se esta prática no intuito de evitar a incidência de multas e demais problemas que possam surgir. 

Para tomar conhecimento sobre as exceções, basta verificar junto ao contador responsável pela empresa, e fazer uma pesquisa na Secretaria de Fazenda do Estado em questão, ou até mesmo buscar a informação no Protocolo ICMS 10/07, disponibilizado pela Receita Federal. 

Vale mencionar que para emitir as NF-e, é preciso fazer uma opção junto à SEFAZ do Estado e obter um Certificado Digital para incluir o CNPJ da empresa no sistema de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas. 

Lembrando que a SEFAZ do Estado também disponibiliza gratuitamente um software para a emissão da NF-e, embora ele não salve os dados como cadastro de produtos, estoque e clientes. 

Sendo assim, o tempo investido no preenchimento por meio deste software em particular, será seis vezes maior do que se o empreendedor utilizasse o próprio sistema que emite as notas em segundos. 

NFS-e

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) foi criada pela Receita Federal em parceria com a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), e consiste em um documento fiscal capaz de reduzir expressivamente os custos, além de simplificar a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura do município, bem como o aumento do controle sobre a arrecadação do Imposto Sobre Serviços (ISS).

O projeto foi elaborado no intuito de auxiliar e beneficiar as administrações tributárias, promovendo melhorias e padronizando o nível de qualidade das informações, além de gerar maior eficiência e competitividade entre as empresas. 

Além do que, o envio dos dados atua em semelhança à NF-e, contudo a diferença é que o ambiente para envio dessas informações deve ser disponibilizado pelo próprio município. 

Por isso, a NFS-e deve ser emitida por todas as empresas prestadoras de serviços ao consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica. 

EFD Contribuições

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) Contribuições foi implementada no intuito de substituir o Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (DACON), pois a declaração é responsável por apresentar os cálculos do Programa de Integração Social (PIS) e da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins), por meio da demonstração do valor da contribuição previdenciária do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) sobre os salários dos funcionários.

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Por Laura Alvarenga