Fases do eSocial e a busca das empresas pela adequação ao novo modelo

*Escrito por Tatiana Golfe

Um dos maiores desafios que o eSocial trouxe às empresas foi exatamente a busca pelas adequações e conformidades. O projeto criado para unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais para os órgãos do Governo Federal, passa a ser uma oportunidade para as organizações corrigirem processos e seus respectivos sistemas de gestão.

Recentemente, o Comitê Gestor do eSocial anunciou um cronograma de implantação do programa, com cinco fases a partir do primeiro semestre de 2018. Nesta primeira etapa, válida desde o dia 08 de janeiro de 2018, a obrigatoriedade do programa é destinada às empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016. De acordo com o Governo Federal, esse grupo representa 13.707 mil empresas e cerca de 15 milhões de trabalhadores, o que representa aproximadamente 1/3 do total de trabalhadores do país. Com o novo planejamento de grupos, as empresas entram no eSocial com um tempo maior para realizar suas efetivas obrigações. No entanto, apesar da criação de novas etapas, é imperativo que as empresas priorizem as transmissões dos arquivos e não deixem para a última hora.

Neste momento de adequação ao modelo do eSocial, a maior dificuldade enfrentada pelas empresas para poder cumprir o prazo está relacionada aos processos que necessitam do auxílio de terceiros, como a realização da qualificação cadastral, por exemplo, que apesar de simples, demanda um trabalho minucioso e desgastante para ajustar os dados com inconsistência. Além disso, dados inconsistentes têm sido um dos grandes desafios do eSocial e o saneamento das bases de dados tornou-se crucial para atender com qualidade o que se é exigido.

O eSocial chega com o objetivo de desburocratizar diversos processos executados pelos entes participes e as empresas. O programa desta magnitude amplia a capacidade de fiscalização do Estado e melhora a formulação de políticas públicas do Brasil, uma vez que o governo passa a contar com uma informação consistente e unificada, revolucionando as diretrizes da área trabalhista, algo jamais visto em qualquer outro país. O sistema não só ajuda os brasileiros a seguirem a legislação que está em vigor, como tira da informalidade muitos prestadores de serviço.

O modelo criado pelo Governo Federal traz mais segurança aos dados declarados. Por meio de um sistema único de envio das informações trabalhistas e previdenciárias, com o passar do tempo não será mais necessária a emissão de formulários impressos, e documentos como CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) e ficha de registro de empregados, serão totalmente informatizados. O maior controle sobre as informações das empresas torna o eSocial um grande aliado para os escritórios de contabilidade, que passa a compartilhar a responsabilidade com o cliente, deixando-o ciente de que os direitos do trabalhador devem ser respeitados sob pena de multa caso esses direitos não sejam garantidos.

Para prepararem-se para a conformidade com o eSocial as empresas devem suprimir vícios e descuidos, aperfeiçoar cadastros, criar e treinar o grupo responsável pela implantação do sistema, treinar e reciclar colaboradores, criar rotinas de coordenação e supervisão efetiva e revisar processos administrativos. Será preciso também, integrar as informações para envio, auditar as rotinas e processos de trabalho, implantar um software adequado e previamente validado. As medidas incluem ainda, reunir seus clientes internos e externos, explicando o que é o eSocial e apresentando na prática os possíveis problemas que podem ocorrer e as multas decorrentes, iniciar o envio dos os eventos na produção restrita e após isso enviar os eventos na produção.

Apesar da garantia do governo de que o foco do programa não é a penalização, mas garantir o ingresso de todos os trabalhadores do país no ambiente tecnológico do eSocial e, sobretudo, estimular o ambiente de negócios do país, as empresas que descumprirem o envio de informações por meio do eSocial estarão sujeitos à aplicação de penalidades e multa.

A tecnologia tem contribuído de maneira efetiva nesse processo de transição. Como o eSocial necessita de um sistema de mensageria para poder ser declarado, são diversas as regras a serem utilizadas para o envio das informações e uma delas é de que as empresas desenvolvedoras de software devem respeitar a ordem de precedência no envio dos eventos em lotes. Caso o software não respeite esta precedência, o eSocial envia uma mensagem de erro, eventos desse tipo não devem ser enviados para processamento em paralelo. Outro ponto importante é a consulta dos recibos disponibilizada pelo eSocial. Até o momento as empresas conseguem verificar somente se seus arquivos foram processados com sucesso através do sistema de mensageria, porém existem rumores de que será liberado um link para consultas dos eventos transmitidos.

Atualmente já existem diversos recursos tecnológicos disponíveis no mercado que atendem a legislação brasileira e o eSocial, com funcionalidades importantes para otimizar o processo de adequação, como sistemas de mensageria, auditorias para validações dos campos obrigatórios, processos automatizados para agilizar o saneamento de dados e base de dados compartilhadas com informações pessoais para realizar o recadastramento de empregados.

Essa nova era digital veio para ficar e essas etapas serão de grande aprendizado para as empresas, especialmente nas áreas de RH, Departamento Pessoal, Jurídica e Financeira. Já existe um engajamento por parte das empresas brasileiras com o propósito de entregar o arquivo e, apesar das dificuldades, é importante a conscientização de que o eSocial é um grande avanço vinculado à legislação brasileira. Para que uma empresa seja bem sucedida no eSocial, primeiramente precisa acreditar no projeto e aceitá-lo, com isso, o sucesso é certo.

Tatiana Golfe é Especialista de Regra de Negócio da Questor, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país e empresa participante do Grupo de Trabalho que desenvolve a plataforma do eSocial.