8 dicas para ajudar na implementação do eSocial em sua empresa

O eSocial veio para tornar um pouco mais simples a transmissão de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias aos órgãos governamentais. O prazo dado para que algumas organizações migrassem para ele já acabou e, para outras, está passando. Então, é chegada a hora da implantação do eSocial em seu negócio.

O programa une as informações que você precisa enviar aos entes do Governo em apenas um documento. Mas, apesar dessa facilidade gerada, trata-se de uma obrigação acessória e não tão simples quanto parece.

Contrariamente a isso, ele exigirá que as empresas se adaptem e façam algumas modificações. E, caso o eSocial não seja implantado corretamente, os empresários correm o risco de serem multados em valores que podem ultrapassar R$ 180 mil.

Pensando em ajudar você, preparamos 8 dicas para que sua empresa tenha sucesso na implantação do eSocial. Continue a leitura e confira!

1. Estabeleça um cronograma de implantação do eSocial

Ainda que o prazo para implementar o sistema termine em 2019, sua primeira etapa já está vigente. Então, se você ainda não definiu um cronograma para cumpri-lo, faça isso o quanto antes.

Dada sua complexidade, o ideal seria que a empresa já estivesse testando o eSocial e conhecendo todas as suas funcionalidades. Portanto, caso ainda não tenha começado a fase de adaptação ao sistema, ela precisará ser encurtada.

Logo, tente envolver os departamentos responsáveis por coletar os dados a serem inseridos no sistema o quanto antes. Além disso, procure desenvolver um cronograma bem organizado e cumprir religiosamente os prazos que estabelece. Assim, ficará mais simples o processo de transição da companhia para o sistema.

2. Organize as informações de seus colaboradores

Uma vez que todos os dados trabalhistas da equipe precisam ser inseridos no sistema, essa tarefa preencherá grande parte de seu cronograma. Para o cadastro, serão necessárias muitas informações (as quais sua empresa talvez ainda não tenha).

Também pode acontecer de tais conteúdos não estarem bem organizados ou atualizados. Nossa dica é: construa uma planilha com as informações a serem coletadas, reúna os funcionários do departamento de Recursos Humanos e promova um trabalho intensivo de inserção de dados.

Faça isso o quanto antes! Como a obrigatoriedade do eSocial já se tornou uma realidade, ter empregados ainda não cadastrados configura uma desconformidade com as normas.

3. Revise os itens das folhas de pagamento

No ambiente do eSocial, a forma de preencher as obrigações será bem diferente do que é de costume. Em vista disso, antes de enviar as informações, é importante que o responsável cheque todos os benefícios e outros itens referentes à folha de pagamento.

A falta ou omissão de dados no preenchimento da folha de pagamento pode ser caracterizada como uma irregularidade. Dessa forma, seu negócio corre o risco de ser multado e ficar sujeito a processos trabalhistas.

4. Esteja atento ao Registro de Eventos Trabalhistas (RET)

Dados trabalhistas, como admissão, alteração salarial e demissão, estão entre as informações que precisam ser fornecidas ao eSocial. O registro deve ocorrer por intermédio do RET.

Ou seja: ele substitui relatórios e cadastros, tais como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). As ocorrências devem ser registradas tão logo quanto possível. E seu uso é mais uma ação que torna necessária a integração dos processos da empresa durante a implantação do sistema.

O RET é um elemento a ser incorporado às atividades da contabilidade, mas também pode ficar a cargo de seu RH. O importante é regulamentar e atribuir responsabilidades de forma bem clara.

5. Conheça as regras e mudanças causadas pelo programa

Tanto você quanto todos os departamentos responsáveis pela implantação do eSocial na companhia devem conhecer as regras e mudanças que ele traz. E um modo de garantir que isso aconteça mais eficientemente é treinando toda a equipe de RH.

Organize alguns materiais e peça ajuda aos funcionários que têm maior facilidade em passar informações de maneira didática. Elabore, então, um pequeno treinamento para instruir os envolvidos na implementação da ferramenta que encontrarem dificuldades.

No próprio portal do eSocial, é possível encontrar alguns materiais que ajudam nessa capacitação.

6. Atente aos prazos estabelecidos

O prazo do início da implementação do eSocial para as empresas com faturamento de até R$ 78 milhões encerrou-se em janeiro de 2018. Mas os micro e pequenos empreendimentos têm até 16 de julho de 2019 para fazer isso.

Se seu negócio se enquadra no segundo caso, você ainda tem um tempo pela frente. Porém, é preciso atentar aos prazos e não deixar tudo para a última hora.

Segundo informações contidas no próprio portal do eSocial, o sistema está totalmente pronto para uso. Então, é melhor que sua empresa se antecipe aos prazos e vá se ambientando na ferramenta.

7. Certifique-se de ter um software compatível

Seu software de gestão da folha de pagamento precisa se alinhar ao eSocial. Isso é importante para não ocasionar incompatibilidade quando as informações geradas forem enviadas.

No site do programa, é possível verificar as configurações necessárias para que o sistema atenda às mudanças e homologações do eSocial.

8. Conte com a ajuda de um contador

Como foi dito, o eSocial é um sistema um pouco complexo. Pode ser que sua empresa enfrente dificuldades ao implementá-lo — seja por desconhecer algumas informações exigidas ou devido ao tempo demandado.

Nesse caso, não hesite em buscar a ajuda de um contador para implantar tal ferramenta em seu negócio: um profissional contábil tem o conhecimento necessário para fazer esse serviço. Assim, você evita parar outras atividades de seus funcionários e mantém o ritmo de trabalho dos setores.

Mas, se a companhia decidir fazer a implantação do eSocial por conta própria, você também pode contar com um profissional de contabilidade no sentido de capacitar seu pessoal. O importante é não deixar tal obrigação para o final do prazo, para que problemas com os órgãos governamentais sejam evitados.

Como vimos, o eSocial requer mudanças e adaptações em uma organização. Portanto, a recomendação é aderir ao programa o quanto antes, combinado?

Via Grupo Fatos