5 passos para organizar a sua empresa para a entrega da ECF

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) teve o prazo de entrega prorrogado de julho para setembro de 2015, mas não é por isso que as empresas devem adiar a organização dos seus dados e processos internos. A obrigação federal exigirá das empresas precisão, pois erros nos dados enviados à Receita Federal do Brasil (RFB) podem gerar penalidades. Apenas para você entender a importância da ECF, a obrigação é uma forma da Receita Federal receber os dados das apurações do IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) bem como de informações econômicas e gerais.

Com exceção das empresas optantes pelo Simples Nacional e Inativas, todas as demais organizações deverão entregar a ECF anualmente, dentro do prazo estipulado pelo Governo; no entanto, as empresas do Lucro Real devem prestar atenção em um detalhe: a ECF será o próprio Livro de Apuração do Lucro Real, o LALUR. Outro ponto é que para as Sociedades em Conta de Participação (SCP) deverá ser entregue uma ECF para cada SCP, ficando o sócio ostensivo responsável por essa obrigação.

As entidades do Terceiro Setor somente estarão obrigadas a entrega da ECF, caso também estejam obrigadas a entrega da EFD-Contribuições (Demonstração do PIS/Pasep e da Cofins).

A entrega da ECF exigirá que as empresas prestem informações com maior nível de detalhe do que vinha sendo informado na DIPJ (declaração substituída pela ECF), ou seja, as informações passam a ser analíticas já em setembro próximo, por isso, é preciso planejamento e organização com as contas e processos internos para não cair em fiscalização.

Confira cinco dicas que podem ajudar a evitar erros nesse processo:

1) Organize-se

A primeira forma de fazer isso é mapeando o Plano de Contas Societário com o referencial da ECF, fazendo um “De-Para”. Sem este mapeamento não será possível enviar as informações para o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), tendo em vista que o Programa Validador Assinador (PVA) não recepcionará as informações. Mapeamento significa pegar a conta societária e enquadrar nas contas referenciais, como por exemplo as Despesas com Alugueis:

Obs: a Conta Societária tem a codificação nº 4.02.09.05, mapeando para conta referencial com o código 3.01.01.07.01.18.

2) Selecione os dados relevantes

Após organizar o Plano de Contas será preciso mapear os dados que serão importantes para entrega da ECF. Lembrando que todas as receitas e despesas da empresa devem ser mapeadas, sem exceção, pois as empresas precisam checar, na parte contábil e no ajuste fiscal, todas as contas que irão influenciar no cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido, e ajustar de acordo com a legislação em vigor.

3) Certifique-se sobre o que não é aceito pelo Fisco

Cheque quais despesas da empresa são aceitas pelo fisco como dedutível na apuração do IRPJ e CSLL. Dependendo da necessidade você precisará ajustar as que não são aceitas, adicionando-as ao lucro contábil. Só para ter uma ideia, algumas contas como multas de trânsito e provisões temporárias entram nesse processo, por meio de adições e, posteriormente, conforme o caso exclusões, como as provisões temporárias. Em algumas situações, as receitas podem ser diferidas como, por exemplo, venda de apartamento a prazo, em que a receita somente será reconhecida no calculo do IRRJ e CSLL no seu recebimento.

4) Invista em inteligência

Um software fiscal pode ajudar sua empresa a armazenar e organizar os dados contábeis por meio de um mecanismo próprio que facilite o cálculo e o gerenciamento das informações que a Receita vai precisar; e, se integrado ao seu ERP, o sistema pode organizar, calcular e enviar informações sobre as receitas e despesas através da Demonstração de Resultado gerado pelo próprio sistema. O sistema facilita o envio das informações para o PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal, que recepciona e valida todas as informações. Um sistema pode, também, apontar as informações incorretas apuradas pela empresa, impedindo o envio de informações erradas para o Fisco. Por isso, automatizar esse processo pode otimizar o tempo de apuração dos dados pela organização, pois atividades como recepção, organização dos dados, cálculo de tributos e emissão de relatórios podem ser feitas com apoio da tecnologia. Um software também permite maior precisão nos cálculos, para que a empresa possa economizar de acordo com a sua situação fiscal.

5) Não se esqueça da ECD

A ECD (Escrituração Contábil Digital), uma obrigatoriedade anual que deve ser entregue em junho de 2015, é fonte primordial na hora de montar a ECF. A Escrituração Contábil Digital envia toda a Escrituração Contábil da pessoa jurídica, como o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultado do Exercício para a Receita Federal do Brasil, e esse conjunto de dados será utilizado como ponto de partida para a ECF. Se você usar um sistema fiscal, melhor ainda, pois o software já importa esses dados automaticamente.

Por Edino Garcia é especialista tributário da Synchro.  (Com Informações da ComputerWorld)